Automatické zpracování objednávek z e-mailu krok za krokem

Automatické zpracování objednávek z e-mailu znamená, že program sám otevře objednávku v PDF, Excelu nebo v textu e-mailu, vypíše z ní zákazníka, položky, množství a termín dodání a spáruje položky s vaším katalogem. Pak data zkontroluje a připraví zápis do ERP. Obchodník nebo referent prodeje řeší jen objednávky, u kterých kontrola něco najde.

Proč se objednávky přepisují ručně

Velcí odběratelé posílají objednávky přes EDI a ERP je načte bez přepisování. Ostatní zákazníci píšou e-mail. Jeden pošle PDF ze svého nákupního systému, druhý tabulku v Excelu, třetí napíše „pošlete nám znovu 40 ks těsnění jako minule“. Referent prodeje pak otevře přílohu, dohledá kódy a položky přepíše do ERP.

Nejvíc času přitom nezabere opisování čísel. Zabere ho párování položek: zákazník má vlastní kódy, starý název výrobku nebo jen popis. Špatně spárovaný kód vyrobí reklamaci, i když zbytek objednávky sedí. Jako reklamační inženýr v Norma Czech jsem psal 8D reporty pro německé zákazníky z automotive, takže párování beru vážně.

Z čeho se zpracování skládá

Postup je stejný jako u vytěžování faktur. Liší se hlavně krok 4, párování na katalog.

1. Příjem. Program čte sdílenou schránku (např. objednavky@) přes rozhraní pošty, v Microsoft 365 přes Microsoft Graph. Vezme tělo e-mailu i přílohy, včetně přeposlaných .msg a .eml.
2. Převod na text. PDF s textovou vrstvou program čte přímo, sken nebo fotku nejdřív převede OCR (optickým rozpoznáním znaků). Excel čte po buňkách, takže ví, který sloupec je množství a který cena.
3. Vytěžení polí. Jazykový model z textu určí zákazníka, číslo jeho objednávky, dodací adresu, termín a řádky s položkami. Výsledek uloží do pevné struktury.
4. Párování na katalog. Ke každému řádku najde program váš interní kód (viz další kapitola).
5. Kontroly. Pravidla bez umělé inteligence ověří zákazníka, jednotky, množství, termín a cenu.
6. Fronta ke schválení. Referent vidí objednávku vedle původního dokumentu, opraví, co je potřeba, a schválí.
7. Zápis do ERP. Schválená objednávka odejde do ERP jako prodejní objednávka nebo návrh.

Co z objednávky vytěžit

Objednávka bez čísla zákazníka nebo s nejasným termínem neskončí chybou. Program ji označí a referent se zákazníka zeptá ještě ten den, kdy objednávka přišla.

Jak párovat položky s katalogem

Párování dělám ve třech vrstvách, od nejjistější po nejméně jistou:

1. Převodní tabulka. Kód zákazníka „A-1187“ odpovídá vašemu kódu „TS-40-NBR“. Tabulka vzniká postupně: každá oprava referenta se do ní uloží.
2. Textové a významové vyhledávání. Když kód v tabulce není, program hledá v katalogu podle názvu a parametrů. Kombinuji klasické fulltextové vyhledávání (BM25), které najde přesné shody kódů a rozměrů, s vyhledáváním podle významu přes embeddingy, které najde „těsnicí kroužek 40 mm“ i pod názvem „O-kroužek NBR 40“.
3. Rozhodnutí modelu. Jazykový model dostane řádek objednávky a pět nejlepších kandidátů z katalogu. Vybere jednoho, nebo řekne, že žádný nesedí.

Každý spárovaný řádek nese míru jistoty. Řádek z převodní tabulky je jistý. Řádek, kde model vybíral ze dvou podobných variant, jde ke kontrole, i když by tipnul správně.

Kontroly před zápisem do ERP

Kontroly píšu jako obyčejná pravidla v kódu. Model se umí splést a pravidlo jeho chybu zachytí:

• zákazník existuje v ERP a nemá blokaci;
• každá položka má interní kód a aktivní stav v katalogu;
• množství odpovídá násobku balení a jednotka sedí;
• termín je v budoucnosti a dá se z pohledu dodací lhůty splnit;
• cena uvedená zákazníkem se liší od ceníku nejvýš o nastavenou toleranci;
• stejné číslo objednávky od stejného zákazníka ještě v ERP není (duplicita, když zákazník objednávku pošle znovu „pro jistotu“).

Pozor na potvrzení objednávky. Podle § 1740 občanského zákoníku je odpověď s dodatky nebo změnami odmítnutím nabídky a novou nabídkou, pokud změna podmínky podstatně mění. Když potvrdíte jiný termín nebo jiné množství, než zákazník chtěl, uveďte změnu v potvrzení výslovně. Program tyto rozdíly ve frontě zvýrazní a rozhodnutí nechá na obchodníkovi.

Z mé praxe

Pro distributora techniky jsem postavil vytěžování přijatých faktur se stejnou architekturou: OCR a vytěžení jazykovým modelem, deterministické kontroly, fronta pro člověka a export do ERP, přihlášení přes Microsoft Entra. Každou změnu ověřuji na referenční sadě dokladů s ručně zkontrolovanými hodnotami.

Pro stejnou firmu stavím nástroj, který z poptávky v e-mailu připraví návrh nabídky a z ní objednávku. Používá párování na katalog ve třech vrstvách popsaných výše a učí se z oprav obchodníků. Zápis objednávky do ERP mám zatím ověřený jen v testovacím ERP. Napojení na ERP bývá nejpracnější a nejpomalejší část projektu, protože záleží na tom, jaké rozhraní váš systém nabízí a co smí aplikace zapisovat. Jak dát AI k ERP přístup jen pro čtení, popisuji v článku o napojení AI na ERP přes MCP.

Druhá zkušenost z praxe: převodní tabulka kódů má pro firmu cenu i bez AI. Leží dnes v hlavách referentů a v jejich poznámkách. Nástroj ji z oprav sestaví a uloží na jedno místo.

Co měřit

Bez měření nevíte, kdy můžete objednávky pouštět do ERP bez kontroly. Sledujte:

Na začátek vezměte referenční sadu: několik desítek skutečných objednávek se správně vyplněnými poli. Každou změnu nástroje na ní znovu přeměřte, ať víte, že oprava u jednoho zákazníka nerozbila jiného.

Kdy se zpracování vyplatí a kdy ne

Vyplatí se, když objednávky chodí e-mailem od desítek zákazníků v různých formátech a referenti je přepisují každý den. Nevyplatí se u pár objednávek týdně nebo tam, kde zákazníci už posílají EDI. Strukturovaná objednávka (EDI, nebo evropský standard Peppol BIS Ordering) dorazí rovnou jako data a nic vytěžovat nemusíte.

Obě cesty se dají kombinovat: velké odběratele necháte na EDI, ostatní obslouží vytěžování. Jak řešení nasazuji, popisuji na stránce automatizace zpracování objednávek. Kdo za nástroji stojí, píšu na stránce o mně.